Nachweisgesetz 2022: Warum für viele Arbeitgeber Bußgelder drohen

Voraussichtliche Lesedauer: 6 Minuten

Seit 01.08.2022 ist das neue Nachweisgesetz in Kraft und es kommt damit eine neue Regelung auf Arbeitgeber zu. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht und die Erweiterung zum Nachweisgesetz sind sofort umzusetzen. 

In diesem kurzen Artikel möchte ich das Gesetz nur anreißen und verstärkt auf das Thema in Verbindung mit der betrieblichen Krankenversicherung und betrieblichen Altersvorsorge eingehen. Diese beiden Bereiche können vergessen werden und dadurch drohen schnell Bußgelder bis 2.000 EUR.

Für mehr Informationen zum Nachweisgesetz bei Haufe oder das Gesetz als PDF-Download

Nachweisgesetz Änderungen bKV bAV

Das Nachweisgesetz

Bereits seither musste der Arbeitgeber alle wichtigen und relevanten Unterlagen an den Arbeitnehmer schriftlich aushändigen. Hierzu zählen zum Beispiel Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen oder Arbeitsbedingungen. 

Durch die Erweiterung im Nachweisgesetz ab 01.08.2022, hat der Arbeitgeber bestimmte Fristen für die aushändigung weiterer Informationen an den Arbeitnehmer. Darunter fallen unter anderem auch, die Informationen über eine betriebliche Krankenversicherung (bKV) oder betriebliche Altersvorsorge (bAV)

Bei Verstöße gegen die Vorschriften, sind Bußgelder in Höhe bis zu 2.000 EUR möglich. 

Auswirkung auf die betriebliche Krankenversicherung und betriebliche Altersvorsorge

Mit der Änderung des Nachweisgesetzes zum 01.08.2022, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer über die Zusage einer betrieblichen Krankenversicherung oder betrieblichen Altersvorsorge zu informieren. Dies Information müssen schriftlich erfolgen und nun in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden.

Zu den Informationen zählen unteranderem der Name und die Anschrift des Versorgungsträgers.

Was muss mitgeteilt werden?

Dies wird im Gesetz unter §2 Absatz 1 Punkt 13 geregelt: So muss der Arbeitgeber, wenn er dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersvorsorge zusagt, dem Beschäftigten den Namen und die Anschrift des Versorgungsträgers mitteilen. Dieser Nachweis entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.

Das bedeutet, es besteht keine Nachweispflicht durch den Arbeitgeber, in den Durchführungswegen Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfond. Denn bei diesen Durchführungswegen muss der Versorgungsträger aufgrund des Versicherungsaufsichtsgesetz ohnehin den Namen und die Anschrift mitteilen. Jedoch bleibt die Verpflichtung im Falle der Unterstützungskasse

Zu beachten ist weiterhin im Gesetz unter §2 Absatz 1 Punkt 13. In diesem Zusammenhang erstreckt sich der Nachweis auch über die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts, einschließlich von Prämien, Sonderzahlungen sowie anderen Bestandteile. Da nach aktueller Rechtsprechung die bAV zum Arbeitsentgelt gehört, würde auch diese darunter fallen. Aber auch die betriebliche Krankenversicherung (bKV) würde zu den “anderen Bestandteile des Arbeitsentgelts” gehören.

Zudem muss über die Fälligkeit und die Art der Auszahlung informiert werden. 

Was ist mit bestehenden Arbeitsverhältnisse?

Seit 01.08.2022 können nun auch seither Beschäftigte verlangen, dass die schriftlichen Nachweise nachgeliefert werden. Diese Information muss bis spätestens 1 Monat nach der Anfrage erfolgen.

Nachweisgesetz keine Digitalisierung

Rückschritt in der Digitalisierung und strenge Schriftform

Der Gesetzesentwurf sah zwar eine digitale Form vor und wurde auch so in anderen europäischen Ländern umgesetzt, jedoch wurde diese nun bei der Umsetzung wieder gestrichen. 

Die Änderungen im Nachweisgesetz sehen nun vor, dass eine “strenge Schriftform” gilt. Dies ist ein Schlag ins Gesicht für die Digitalisierung und legt in Betrieben eine Stolperstein bei einer digitalen Umsetzung von Prozessen. Darüber Hinaus kann bereits der Verstoß gegen die strengen Schriftform als Verstoß geahndet werden.

Jeder Verstoß kann ein Bußgeld von bis zu 2.000 EUR nach sich ziehen 

Mit der Einführung eines Bußgeldes, gab es eine deutliche Verschärfung. Ein Verstoß wird als Ordnungswidrigkeit eingestuft und kann ein Bußgeld von bis zu 2.000 Eur nach sich ziehen. Hierbei gibt es keinen Richtwert und jeglicher kleine Verstoß kann bereits geahndet werden. 

Da eine Ordnungswidrigkeit von jedermann angezeigt werden kann, besteht eine große Gefahr für jeden Arbeitgeber.

Versorgungszusage hat weiterhin Gültigkeit

Am Rande sei gesagt, eine eingerichtete Versorgungszusage hat weiterhin ihre Gültigkeit und wird dahingehend nicht vom Nachweisgesetz außer Kraft gesetzt. Selbst ein Verstoß, der ein Bußgeld nach sich ziehen, wirkt sich nicht negativ gegenüber der Zusage aus.

Die Versorgungsordnung wird somit indirekt zur Pflicht

Bereits vor Änderung am 01.08.2022, war es ratsam eine Versorgungsordnung im Betrieb installiert zu haben. Denn durch gibt es Rechtssicherheit und Transparenz im Betrieb. Spätestens seit Einführung des Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG) und dem Arbeitgeber-Verpflichtenden Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, sollte jeder Arbeitgeber eine Versorgungsordnung eingeführt haben. 

Nun wurde durch das Nachweisgesetz, eine weiteres starkes Argument für eine geregelte Versorgungsordnung geliefert. Mit dieser kann jeder Betrieb Haftungsfallen schließen und schafft die Grundlage für Transparenz sowie Nachweis.

Versorgungsordnung für Betriebe

Jedes Unternehmen braucht eine Versorgungsordnung!

Nach meiner Meinung, führt an einer Versorgungsordnung kein Weg vorbei. Aufgrund des Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG), stellt sich nicht mehr die Frage ob eine bAV angeboten wird, sondern nur noch in welcher Form und wie die Bedingungen hierfür sind. 

Jedes Unternehmen braucht eine Versorgungsordnung!

Nach meiner Meinung, führt an einer Versorgungsordnung kein Weg vorbei. Aufgrund des Betriebsrentenstärkungsgesetzt (BRSG), stellt sich nicht mehr die Frage ob eine bAV angeboten wird, sondern nur noch in welcher Form und wie die Bedingungen hierzu sind. 

Mit einer Versorgungsordnung kann der Arbeitgeber

Fazit

Mit der Änderung des Nachweisgesetzes, hat jeder Arbeitgeber zusätzliche Verpflichtungen erhalten und muss bestimmte Informationen dem Arbeitnehmer schriftlich zur Verfügung stellen.

Es empfiehlt sich, das Thema betriebliche Altersvorsorge und betriebliche Krankenversicherung gleich mit in die Änderungen und Prozesse aufzunehmen. Dies kann in einer geregelten und strukturierten Form über eine Versorgungsordnung erfolgen. 

Hierbei sollte jedoch auf eine fachkundige Unterstützung zurückgegriffen werden!

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Über den Autor Hannes Weindorf

Seit 2004 bin ich in der Finanzberatung und berate Menschen zur persönlichen sowie existenziellen Absicherung. Weitere Kernthemen sind der nachhaltige Vermögensaufbau und Altersvorsorge. Als Fachwirt für Finanzberatung (IHK) und Berater für Heilberufe (IHK), habe ich mich auf Mediziner, Ärzte, Zahnärzte und Medizinstudenten spezialisiert.

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